Zo zet je een effectief BPMS op

De stappen voor BPM-implemen­tatie

• Stap 1: Identificatie en analyse van processen
  We beginnen met het in kaart brengen van bestaande bedrijfsprocessen. Documenteer elk proces, van de start tot de finish. Stroomdiagrammen of procesbeschrijvingen helpen hierbij. Analyseer vervolgens deze processen grondig om knelpunten en inefficiënties te identificeren. Welke processen zijn cruciaal? En welke kunnen we verbeteren?
  
  
• Stap 2: Doelen en KPI's vaststellen
  Bepaal duidelijke doelstellingen voor je BPM-implementatie. Wat wil je bereiken met de optimalisatie van je bedrijfsprocessen? Stel hiervoor meetbare Key Performance Indicators (KPI's) vast. Zo kun je je voortgang meten. Wil je de efficiëntie van het orderverwerkingsproces verbeteren? Dan is je KPI bijvoorbeeld het verlagen van de verwerkingstijd per order.
  Lees hier welke KPI’s echt tellen voor het MKB
  
  
• Stap 3: Keuze en implementatie van technologie
  Kies de juiste technologie voor je BPM-systeem. Selecteer softwaretools die passen bij je bedrijfsbehoeften en budget. Implementeer het stap voor stap om verstoringen te minimaliseren. En zorg ervoor dat je medewerkers met deze nieuwe technologieën kunnen omgaan.
  
  
• Stap 4: Automatisering van workflows
  Een belangrijk aspect is het automatiseren van repetitieve en tijdrovende taken. Dit verhoogt de efficiëntie en vermindert fouten. Identificeer welke workflows we kunnen automatiseren. Zoals factuurverwerking of voorraadbeheer. Stel deze workflows zo in dat ze soepel verlopen zonder handmatige tussenkomst.
  
  
• Stap 5: Data-analyse en optimalisatie
  Data-analyse is de sleutel tot continue procesoptimalisatie. Verzamel en analyseer gegevens die je hebt verkregen uit je BPM-systeem. Gebruik deze inzichten om processen voortdurend te verbeteren. Zie je dat er vertragingen optreden bij bepaalde taken? Neem dan maatregelen om deze te versnellen en de efficiëntie te verhogen.
  
  
• Stap 6: Training en acceptatie
  Een succesvolle BPM-implementatie hangt ook af van de betrokkenheid van je medewerkers. Zorg voor uitgebreide training, zodat iedereen vertrouwd is met het nieuwe systeem. Laat het belang van de verandering aan ze zien. Dat zorgt voor een soepele overgang.
  
  
• Stap 7: Continue evaluatie en verbetering
  BPM stopt nooit. Blijf je BPM-systeem evalueren. Zelfs nadat het is geïmplementeerd. Betrek je medewerkers en blijf zoeken naar manieren om processen verder te verbeteren. Zo ontstaan nieuwe inzichten en veranderende bedrijfsbehoeften. Vergeet niet je doelstellingen en KPI's daarop aan te passen.

Van toewijding naar resultaat

Het opzetten van een effectief BPM-systeem is niet gemakkelijk. Maar de voordelen zijn groot. Vooral op lange termijn. Een geoptimaliseerde bedrijfsvoering, kostenbesparing en een versterkte concurrentiepositie krijg je ervoor terug. Met de juiste stappen en de ondersteuning van ToekomstProef kun je je bedrijf klaarstomen voor een succesvolle toekomst.