Business proces management richt zich onder andere op het analyseren en continu verbeteren van bedrijfsprocessen. Het helpt als ieder proces binnen een bedrijf een duidelijk begin en een helder eind heeft. De output hiervan moet zo efficiënt mogelijk en van hoge kwaliteit zijn. Dit bereik je door werkprocessen, taken, software, datastromen, bevoegdheden en de samenwerking van medewerkers in kaart te brengen.
In principe stel je dus de vraag: wat gebeurt er precies in mijn organisatie en hoe krijg ik meer grip op al mijn processen?
Waarom business process management?
Als een bedrijfsproces niet onderhouden wordt, dan loop je het risico dat er in de hele keten geen afstemming is, dat er informatie verloren gaat, dat er geld wordt verspild of bijvoorbeeld (wettelijke) regels niet worden nageleefd. Effectief BPM draagt bij aan de kwaliteit van je bedrijfsprocessen, waardoor je jouw doelstellingen sneller en kostenefficiënter kan behalen.
BPM kan in veel situaties voor bedrijven van grote waarde zijn, denk hierbij aan bedrijven welke onlangs een forse groei hebben doorgemaakt, welke bezig zijn met intensieve samenwerkingen, overnames of het vervangen van bedrijfskritische software zoals een ERP.
De processen die een paar jaar geleden heel goed functioneerden, kunnen immers opeens tijdrovend of inefficiënt zijn, of in praktijk veranderd zijn zonder dat ‘men’ zich ervan bewust is. Of de kennis ligt bij slechts één of enkele personen, waardoor de continuïteit van de organisatie in gevaar komt.
Zoals gezegd is BPM niet weg te denken als er grote veranderingen plaatsvinden binnen je organisatie. Door de gewenste verandering, de impact en de mogelijke risico’s in kaart te brengen kun je de verandering gestructureerd en gecontroleerd laten plaatsvinden. Wie wil dat nou niet?
Het gebruik van een business process management tool
Het identificeren, analyseren en optimaliseren van bedrijfsprocessen is slechts een eerste stap naar beter. Als bedrijfsprocessen niet bijgehouden worden, dan loop je het risico dat gemaakte afspraken weer ‘vergeten’ worden of dat verbeteringen gaandeweg weer verloren gaan. Dit zijn typische voorbeelden als gevolg van verloop van je medewerkers of de hectiek van de dag.
Een process management tool geeft je de mogelijkheid om de processen, de werkafspraken en verantwoordelijkheden vast te leggen. Hierdoor is het makkelijker het proces te beheersen en te analyseren. Denk bijvoorbeeld aan:
- De doorlooptijd van een proces.
- Welke documenten worden er gebruikt?
- Wie is er betrokken en verantwoordelijk?
- Welk systeem moet je hiervoor gebruiken?
Op deze manier kun je structureel blijven monitoren of processen nog relevant zijn en verbeteringen aanbrengen. Dit wordt ook wel een continuous improvement cyclus genoemd.
Welke business process management tool kies je voor je organisatie?
Er zijn verschillende soorten BPM tools beschikbaar, elk met een eigen doel. Grofweg heb je drie soorten: business process modelling tools, proces management tools en process automation tools.
- Met een business process modelling tool beschrijf je processen voor herontwerpen, continu verbeteren of uitvoering analyses.
- Process management tools richten zich vooral op de uitvoering van processen. Dit zijn veelal case management tools ter ondersteuning van processen over afdelingen heen.
- Process automation tools richten zich met name op low-code/ no-code proces automatiseringen. Workflow software of RPA zijn hier typische voorbeelden van.
Er is echter een trend binnen de BPM software suites; deze tools groeien steeds meer naar elkaar toe. Al deze doelen zijn immers onderdeel van het vak Business Process Management.
Ondanks dat een BPM tool veel opbrengt is de implementatie zeer tijdsintensief. Vooral als je later erachter komt dat je hebt gekozen voor de verkeerde tool, kan dit een hoog prijskaartje hebben. Welke BPM tool je precies nodig hebt is afhankelijk van de behoeften vanuit je organisatie zoals:
- Het maken en borgen van duidelijke werkafspraken, zodat ze niet verloren gaan.
- Het vastleggen van verantwoordelijkheden.
- Realtime koppelingen maken met machines of bijvoorbeeld software systemen om processen te automatiseren.
- De tool (ook) gebruiken als communicatiemiddel.
- Dashboards om de prestaties van je processen te monitoren.
- De koppeling van bepaalde applicaties om de tool uit te breiden.
- Het herontwerpen van je organisatie en de impact daarvan inzichtelijk maken.
- Afhankelijkheden instellen, waardoor een taak nadat deze is afgerond automatisch doorschuift naar de volgende verantwoordelijke.
Deze BPM behoeften achterhaal je alleen als je alle processen in kaart hebt gebracht. Processen eerst standaardiseren dan pas automatiseren, is een credo die binnen BPM prima op zijn plek is.