Oké, jij of je management heeft besloten dat de organisatie nu echt eens iets moet gaan doen met Business Intelligence. Daar hoort natuurlijk een tool bij die dat kan verzorgen. Welke moet je hebben?

Business Intelligence (BI) is tegenwoordig niet meer weg te denken bij de moderne MKB-bedrijven. Zo wordt er beter gestuurd op data zoals:

• verkoopdata;
• interne processen;
  • aantal facturabele uren;
  • winst op projecten;
  • of er voldoende mensen zijn;
• logistieke processen;
  • overhead;
  • het inzichtelijk maken van de supply chain;
  • het percentage van de producten dat niet door de kwaliteitscontrole komt;
  • het aantal producten dat over de band gaat.

Deze data wordt inzichtelijk gemaakt in dashboards met een BI tool. Een realtime dashboard van je interne processen geeft je veel inzichten, waarmee je bijvoorbeeld je kosten kunt verlagen en de klanttevredenheid kunt verbeteren.

De markt is inmiddels zo geëvolueerd dat er tientallen tools en pakketten beschikbaar zijn. Ieder met zijn eigen onderscheidende functies, passend in een eigen ecosysteem of te gebruiken als losstaande applicatie. Het grote aanbod aan tools levert eigenlijk alleen maar meer vragen op. Welke tool is nu de beste?

De afgelopen jaren heb ik met een aantal verschillende BI tools mogen werken. En vanuit die ervaring zal ik proberen deze vragen te beantwoorden. Ik zal me richten op een paar hoofdfactoren die vaak de doorslag geven: de moeilijkheidsgraad van de implementatie en het gebruiksgemak bij het maken van visualisaties en rapportages.

Een laatste disclaimer voordat ik de diepte in duik. In deze blog heb ik 5 BI tools gekozen om te vergelijken: PowerBI, Qlik, Tableau, Looker en Google Data Studio. Tools als SAP Business Objects of IBM Cognos zijn ook gedegen BI tools die vaak ook al wat langer meegaan, maar dit zijn de minder populaire, vrij gedateerde tools en daarom niet meegenomen in deze vergelijking.

De implementatie

De meeste MKB-bedrijven hebben een keuze gemaakt voor een bepaald ecosysteem zoals Google of Microsoft. Het ecosysteem waar je bedrijf op draait geeft vaak de doorslag voor het implementeren van een BI tool. De koppelingen om data door te sturen worden makkelijker aangemaakt, waardoor een tool die is geïntegreerd met dat ecosysteem goedkoper is qua aanbesteding. Vanzelfsprekend is het gebruiksgemak beter en zijn de maandelijkse kosten ook lager.

• Looker en Google Data Studio zijn beide tools van Google en zijn daarom goed geïntegreerd in het Google ecosysteem.
• PowerBI is een Microsoft product en is onderdeel van het Microsoft ecosysteem. Deze tool integreert makkelijk met Azure cloud diensten, Office producten of bijvoorbeeld een Microsoft SQL Server.
• Qlik en Tableau zijn op zichzelf staande tools die zich niet per se verbinden tot een ecosysteem, maar die wel gekoppeld kunnen worden Microsoft, Google of andere leveranciers van data opslag.

Een goede implementatie van een BI tool staat of valt bij het vinden van de juiste data binnen je organisatie.

Leercurve bij het gebruik

Voor het gebruik van de meeste tools hoef je geen expert te zijn. Als je een beetje analytisch bent aangelegd, dan leer je de meeste tools snel gebruiken.
De leercurve van Google Data Studio en Tableau is erg laag. Bij PowerBI, Qlik en Looker is deze iets steiler.

Hoe makkelijk is het om visualisaties en rapportages te maken?

Dat ligt eraan. Heb je voldoende aan standaard visualisaties? Dan kun je in principe iedere tool gebruiken en je beslissing baseren op de prijs. Een standaard visualisatie is bijvoorbeeld een histogram of een grafiek met een visuele presentatie van data. Dat is bijvoorbeeld het geval als je gebruik maakt van één dashboard om je verkoopdata bij te houden.

Als het doel is om een paar standaard rapportages op te zetten die bijvoorbeeld KPI’s meten, dan volstaan de standaard visualisatie mogelijkheden die alle tools aanbieden. Wil je vaker aan de slag met het bouwen van dashboards en rapportages en denk je dat je in de toekomst complexere visualisaties gaat bouwen? Dan is het zeer interessant en handig om een tool te kiezen met een marketplace die custom, maatwerk visualisaties aanbiedt. Je kunt dan data uit verschillende plekken in de organisatie met elkaar combineren (bijvoorbeeld HR en verkoop).

Power BI
Een tool die dit allemaal heeft is PowerBI. PowerBI heeft een functie om een datamodel te maken uit verschillende bronnen. Zo kun je bijvoorbeeld Google Analytics en de database met verkoopgegevens koppelen in een datamodel. Het is makkelijk om visualisaties te maken; de functionaliteit zit standaard in de tool. Je kunt rapportages maken die te allen tijde met realtime gegevens zijn te raadplegen. Ook kun je ze heel simpel exporteren. Een ander voordeel is dat er een soort marketplace is voor aangepaste visualisaties die je kunt importeren in je rapportages. Dit maakt PowerBI een heel gebruiksvriendelijke en goedkope tool.

Tableau
Tableau biedt alleen standaard visualisaties en mogelijkheden. Dit is de meest beperkte variant (what you see is what you get). Er zijn meerdere rapportages en dashboards mogelijk, maar als je die data anders wilt publiceren dan zijn de mogelijkheden niet gebruiksvriendelijk. Bovendien is Tableau redelijk prijzig. Zelfs voor het bekijken van dashboards heb je een licentie nodig.
Toch is Tableau een hele goede tool voor visualisaties, die weinig uitleg behoeft. Je kunt snel rapporten maken. De tool denkt als het ware met je mee. Als je ergens op klikt, dan laat Tableau zien welke waarde of visualisatie daarvoor relevant is. Zo wordt je zoveel mogelijk ontzorgd in het ‘nadenken over data’.

Qlik
Qlik geeft je de beschikking over alle standaard visualisaties die je zou kunnen verwachten. Er zijn geen kant en klare visualites beschikbaar. Qlik is vrij duur en wordt veelal door grote corporates gebruikt omdat het een gerenommeerde partner is. De tool staat bekend als stabiel en biedt goede support. Met deze tool kun je verschillende databronnen en data die nog niet is gestructureerd koppelen met meerdere tabellen. Dat kan rechtstreek uit een database of verkoopsysteem. De tool geeft zelf structuur aan de data, schoont het op en vult deze aan.

Looker
Looker slaat een iets andere weg in dan de andere tools in deze blog. In tegenstelling tot andere BI tools is het met Looker niet mogelijk deze naar een database of Excel te wijzen en daar direct visualisaties op los te laten. Deze tool dwingt af eerst een datamodel op te zetten met eenduidige definities van alle tabellen en kolommen. Het voordeel hiervan is dat er 1 bron is met definities en berekende velden (% marge over een product) die vervolgens voor alle dashboards en rapportages beschikbaar zijn. Het nadeel is dat het energie en tijd kost om dit op te zetten en te beheren. Daarom is Looker vooral interessant voor bedrijven die BI organisatiebreed willen neerzetten er hier veelvuldig gebruik van gaan maken.

Google Data Studio
Dit is een gratis tool voor het visualiseren van gegevens. Deze tool is van Google, waardoor het makkelijk is om gegevens uit Google Ads te importeren. Het is tevens mogelijk om gegevens van meerdere andere bronnen te uploaden. Je kunt een rapportage delen met je klant via een link. Ook voor deze tool zijn er kant en klare, aangepaste visualisaties te downloaden. Deze kun je gebruiken in je rapportages.

Wil je meer weten BI tools of wil je sparren over een BI tool voor jouw organisatie? Neem dan contact op!